L’objectif d’un audit financier est de corriger et d’éliminer ce que l’on appelle des anomalies significatives. Il s’agit d’informations incorrectes ou manquantes qui, en elles-mêmes, sont suffisamment importantes pour être pertinentes dans le sens où elles peuvent modifier de manière significative la perception externe de la situation financière de l’établissement.
Lorsqu’il reste moins de cinq pour cent de risque d’anomalies significatives dans les registres comptables, l’audit financier a fait son travail et les registres sont communiqués à toutes les parties intéressées.
Qu’est-ce qu’un audit financier exactement ?
L’audit est une vérification du respect des règles financières imposées par le contrat stipulé avec la Commission européenne ou par un autre organisme de financement. Il est basé sur les règles spécifiques établies par le contrat de prêt ainsi que sur l’application des Normes Internationales d’Audit.
Quelle est la meilleure façon de se préparer à un examen ?
Les contrôles ordinaires effectués par la Commission européenne sont précédés d’une lettre de mise en demeure et souvent d’un contact informel. Vous disposez donc de quelques jours pour compléter la documentation administrative demandée par les commissaires aux comptes.
La meilleure façon de se préparer à un éventuel contrôle est cependant de préparer toute la documentation utile pour démontrer le respect des règles financières et des coûts inhérents pendant la durée de vie du projet, car les coûts sont réellement engagés. Un système d’information d’entreprise correct et un archivage précis des documents sont donc des exigences fondamentales.
Quels sont les problèmes les plus fréquents qui peuvent être rencontrés lors d’un audit ?
L’audit peut être entrepris par la Commission européenne même quelques années après la fin du projet. Par conséquent, il est nécessaire de garantir une mémoire historique précise et un archivage soigné des documents, même lorsque le personnel qui s’occupe à l’origine du reporting n’est plus présent dans notre organisation.
La principale erreur que l’on commet est de tenir pour acquis la connaissance d’informations qui sont connues des personnes impliquées dans la mise en œuvre du projet, mais inconnues et surtout non documentales pour l’auditeur. Il convient donc de privilégier, lors de la préparation de la documentation, une certaine redondance d’informations qui peuvent être utiles afin de confirmer des preuves par ailleurs douteuses.
Conseils pratiques : à faire et à ne pas faire lors d’un audit
En effet, les chances de faire l’objet d’un contrôle financier sont élevées dans le cadre des accords de prêt conclus par la Commission européenne. Par conséquent, nous devons :
- collecter et archiver les documents comptables de manière ordonnée et intelligible même par ceux qui n’ont jamais travaillé sur le projet auparavant
- obtenir la collaboration des techniciens et chercheurs qui ont contribué à la réalisation scientifique, afin de préparer les tests d’inhérence concernant les coûts encourus
- travailler tout au long de la vie du projet comme si la visite de l’auditeur était incontournable et pas seulement possible.
Au contraire, il ne faut pas :
- accueillir les auditeurs avec un excès de confiance : la convivialité est de mise, le professionnalisme de la démarche est de rigueur
- présenter la documentation de manière désordonnée : penser que cela pourrait être une stratégie pour confondre l’interlocuteur est une erreur fatale
- éviter le dialogue, montrer que nous ne voulons pas aller plus loin ou, pire, réticents : cela remet en cause notre bonne foi au-delà des erreurs qui ont pu être commises.
Lors de la conduite d’un audit, l’un des obstacles potentiels auxquels est confronté le cabinet d’audit est la nécessité d’équilibrer des incitations contradictoires.
En particulier, le cabinet doit vérifier correctement et scrupuleusement les dossiers de son client, tout en maintenant une relation d’affaires confortable avec le client. Si le cabinet comptable constate de nombreuses divergences et rend le processus d’audit stressant pour le client, le client peut être motivé à rechercher des services d’audit ailleurs la prochaine fois.
Le cabinet comptable peut être incité, dans ces situations, à être moins que strictement honnête dans l’audit, ce qui peut conduire à une expérience plus agréable pour le client, ce qui apportera alors des affaires de rapatriement à l’entreprise. Ces questions doivent être prises en compte dans le cadre d’un processus d’audit déjà complexe.