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Les déménagements de bureaux commencent par être passionnants. Vous imaginez le produit fini : tous les membres de votre entreprise travaillant et s’épanouissant dans un nouveau bureau parfaitement organisé.

La panique s’installe lorsque vous réalisez que vous devez préparer le déménagement et tout organiser dans ce nouveau bureau.

Les déménagements de bureaux impliquent un nombre impressionnant de pièces mobiles, au sens propre comme au sens figuré. Il est évident que vous devez déplacer toutes les affaires, mais vous devez également tenir compte du bonheur des employés, des flux de travail transitoires, de la réorganisation, des périodes d’ajustement et de bien d’autres choses encore.

Ne vous inquiétez pas, nous avons dressé une liste pour vous préparer à gérer tous les aspects du déménagement de vos bureaux.

1. Demandez des recommandations de fournisseurs.

Avant de consacrer une minute à la recherche, demandez des réponses à des experts qui ont organisé plus que leur part de déménagements de bureaux.

De quels fournisseurs et services avez-vous besoin ? Voici quelques éléments dont presque tous les déménagements de bureaux ont besoin :

Déménageurs/équipe de déménagement

Camions

Cartons

Équipe de nettoyage et service de nettoyage

2. Sécurité des déménageurs/équipe de déménagement.

Votre équipe de déménageurs définira votre déménagement de bureau.

Une fois que vous aurez obtenu des recommandations, posez quelques questions aux entreprises de déménagement figurant sur votre liste afin de les cerner :

Flexibilité (si vous avez besoin qu’ils arrivent tôt ou restent tard, pourront-ils s’adapter sans frais ?)

Structure tarifaire (Facturent-ils à la tâche ou à l’heure ?)

Commentaires et fiabilité (Que disent les anciens clients ?)

Services inclus (nettoient-ils ou aident-ils à emballer ?)

Conseil : Essayez de trouver des déménageurs qui incluent tout – les camions, les boîtes et le nettoyage. Si vous ne pouvez pas trouver une entreprise qui couvre tous les services, passez aux étapes suivantes.

3. Choisissez un service de nettoyage et une équipe de nettoyage.

Si vos déménageurs ne nettoient pas votre ancien espace, vous devez trouver quelqu’un pour le faire, à moins que votre immeuble ne s’en charge. (Si vous n’êtes pas sûr, demandez à votre gérant d’immeuble. Vous ne voulez pas payer pour un nettoyage inutile, et vous ne voulez pas non plus vous retrouver avec des frais pour ne pas avoir nettoyé).

4. Faites quelques marches de reconnaissance.

Même les personnes les plus soucieuses des détails peuvent passer à côté de quelques détails importants. Faites quelques longues et lentes promenades dans le bureau et prenez des notes, surtout lorsque vous remarquez des choses qui pourraient. :

Présenter des obstacles mobiles

Nécessiter une préparation importante

Être facilement oubliées

5.  Réduisez vos effectifs.

Si vous utilisez judicieusement votre temps de préparation au déménagement, vous pouvez réduire le nombre d’objets à déménager. Prenez le temps d’examiner soigneusement l’inventaire et d’étiqueter les articles avec des autocollants à jeter. Vous pouvez faire une purge par semaine pour ne pas vous laisser déborder. Ce long et lent effort vous permettra d’éviter de jeter des objets au hasard à la dernière minute… juste parce que vous n’avez pas envie d’emballer. (Cela vous évitera aussi d’emballer et de déplacer un tas de choses dont vous n’avez vraiment pas besoin).

6.  Planifiez une vente d’entrepôt de bureau si nécessaire.

Si vous vous débarrassez d’articles coûteux, tels que des bureaux et des chaises, prévoyez une vente d’entrepôt de bureau afin de récupérer un peu d’argent pour acheter de nouveaux articles.

7.  Commencez à emballer.

Commencez à emballer tôt pour éviter un déménagement trop lourd. Effectuez le processus par étapes courtes et gérables. Divisez vos articles en une liste à trois volets. Commencez par les articles pour lesquels vous vous lève tôt et faites un plan d’emballage pour les autres.

8. Organisez des réunions du comité de déménagement.

L’évaluation de l’ampleur de votre déménagement devrait vous indiquer à quelle fréquence ce groupe devra se réunir. En général, des réunions hebdomadaires devraient couvrir toutes les bases.

Avant les réunions, déterminez exactement ce dont vous voulez discuter ou pour lequel vous souhaitez obtenir de l’aide. Envoyez un ordre du jour simple pour que les participants puissent arriver à la réunion avec des idées en tête.

Vos premières réunions seront probablement consacrées à la planification et à la discussion. Essayez d’inclure un peu de rangement et d’organisation dans vos réunions à mesure que vous vous rapprochez du jour du déménagement de bureau.

9. Créez une nouvelle disposition des sièges.

Pour cette étape, il vous faudra obtenir un plan détaillé du nouveau bureau si vous n’en avez pas déjà un. Il existe également des outils en ligne qui vous permettent de gérer les sièges du bureau dans le nouveau plan d’étage.

Utilisez les commentaires des employés que vous avez recueillis pour élaborer le nouveau plan. Envoyez-le à tous pour qu’ils l’examinent, afin de disposer de suffisamment de temps pour apporter les modifications demandées.

Fixez une date limite pour les changements ; vous aurez besoin d’un plan de table absolument définitif pour que le reste de votre emballage soit un succès.

 

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