Bon nombre de particuliers et de professionnels se servent du chèque pour effectuer des transactions monétaires. Cette alternative aux virements bancaires ou au paiement en espèce présente de nombreux avantages. En revanche, la comptabilisation des chèques est une opération courante en comptabilité. Découvrez dans cet article les différentes étapes à suivre pour comptabiliser les chèques en entreprise.
Enregistrement des chèques reçus
Lorsqu’une entreprise reçoit un chèque, elle doit l’enregistrer dans sa comptabilité. Pour cela, elle doit créer un compte de caisse ou de banque, selon le lieu où le chèque a été déposé. Le chèque doit être enregistré en tant que recette dans ce compte. L’enregistrement comptable doit inclure les informations suivantes :
- La date de réception du chèque
- Le nom du client qui a émis le chèque
- Le montant du chèque
- La référence correspondant à la facture ou au paiement correspondant
- Le montant du chèque doit être crédité dans le compte de caisse ou de banque de l’entreprise.
Traitement des chèques impayés
Si un chèque reçu est impayé, c’est-à-dire s’il est retourné pour défaut de provision, l’entreprise doit enregistrer la transaction en tant que perte. Le montant du chèque doit être débité dans le compte de caisse ou de banque, et crédité dans un compte des charges, tel que « Charges bancaires ». Si l’entreprise décide de représenter le chèque impayé à la banque, elle doit enregistrer cette opération en tant que décaissement dans le compte de caisse ou de banque, et crédité dans le compte de recette correspondant. Pour traiter les chèques impayés, vous pouvez expert comptable.
Paiement par chèque émis
Lorsqu’une entreprise émet un chèque pour effectuer un paiement, elle doit enregistrer cette transaction dans sa comptabilité. Le paiement doit être enregistré en tant que décaissement dans le compte de caisse ou de banque de l’entreprise. L’enregistrement comptable doit inclure les informations suivantes :
- La date d’émission du chèque
- Le nom du bénéficiaire du chèque
- Le montant du chèque
- La référence correspondant à la facture ou au paiement correspondant
Le montant du chèque doit être débité dans le compte de caisse ou de banque de l’entreprise. L’enregistrement comptable doit également inclure les informations suivantes :
- La date d’émission du chèque
- Le nom du bénéficiaire du chèque
- Le montant du chèque
- La référence correspondant à la facture ou au paiement correspondant
Lorsque le chèque est encaissé, l’entreprise doit créditer le compte de caisse ou de banque, et débiter le compte correspondant au paiement effectué. Si le chèque n’est pas encaissé immédiatement et que l’entreprise souhaite annuler le paiement, elle doit enregistrer cette opération en tant que crédit dans le compte de caisse ou de banque, et débiter dans le compte correspondant au paiement annulé.
Enfin, il est important de faire correspondre les chèques avec les factures ou les paiements correspondants. Pour ce faire, il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité qui permet de faire correspondre les chèques avec les factures associées, permettant ainsi de surveiller les paiements en attente et de s’assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées. Il est possible de minimiser les erreurs lors de la comptabilisation des chèques dans les écritures comptables de votre cabinet. Pour ce faire, vous pouvez confier cette tâche à un professionnel comme un expert comptable pour les infirmiers.
Conclusion
En résumé, pour comptabiliser les chèques en entreprise, il est important de créer un compte de caisse ou de banque, d’enregistrer les chèques reçus et émis. Il importe également de traiter les chèques impayés en tant que charges, de faire correspondre les chèques avec les factures ou paiements correspondants, et de rapprocher régulièrement les comptes avec les relevés bancaires afin de s’assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées.